ORGANIZZA IL TUO TEMPO

PREPARARSI AL SUCCESSO

A volte hai l’impressione che il tempo non ti basti mai, soprattutto quando lavori sodo su un progetto. Ma per fortuna esistono delle soluzioni efficaci per diventare più produttivi.

Gli studi mostrano che le persone in grado di gestire il proprio tempo in maniera costruttiva si sentono più padrone della situazione, nonché felici e rilassate. (Ovviamente “gestire” il tempo è impossibile, ciò che possiamo fare è scegliere come usarlo.) Nonostante il vasto numero di ricerche in questo ambito, è stata rilevata una serie di fattori comuni a tutti. Chi riesce a farlo bene usa una combinazione di questi espedienti:

■ Valutazione del tempo. Avere una visione realistica di se stessi, così da investire il tempo a disposizione sui propri punti di forza invece che su aspetti che non valgono la pena.

■ Pianificazione. Stabilire i traguardi, redigere liste di cose da fare e organizzarle. Fissare i tuoi obiettivi di vita ti aiuta ad assegnare le giuste priorità e a mantenere la motivazione.

■ Monitoraggio. Tenere un diario per avere traccia di cosa si fa. Capire come impieghi il tempo ti permette di concentrarti solo su alcune attività eliminando quelle superflue, che non ti aiutano a raggiungere il tuo scopo né riposarti e ricaricarti.

Eccesso di pianificazione

Capita a volte di passare così tanto tempo a pianificare e a monitorare il proprio tempo da trascurare ciò che si deve fare.

Gli esperti consigliano di limitare tali attività a 30 minuti a inizio giornata. Fai attenzione alla “paralisi da analisi” (vedi pp. 132-133), per cui sei così preso dall’organizzazione che finisci per non combinare niente.

Gestire il tempo è una questione di praticità, non di perfezionismo, altrimenti si rischia di procrastinare (vedi pp. 156-159).

Multitasking sì o no?

Dipende da te. Uno studio americano del 1999 condotto da Carol Kaufman-Scarborough e Jay D. Lindquist distingue tra tempo “policronico” e “monocronico”. Le persone policroniche fanno molte cose contemporaneamente, a differenza di quelle monocroniche, che preferiscono farne una alla volta. È stato rilevato, però, che per la seconda categoria, nonostante la pianificazione accurata, portare avanti il lavoro è più difficile, proprio per la difficoltà a gestire i contrattempi. Quindi se non sei multitasking limita le distrazioni tenendo sotto controllo l’ambiente intorno a te.

Quando si tratta di organizzare il proprio tempo ciascuno di noi ha le sue tecniche. L’importante è capire cosa ti renda produttivo e pianificare la tua giornata di conseguenza.

LA MATRICE DI EISENHOWER

Se non riesci a decidere a quale compito dare la priorità, prova a usare la tabella decisionale. Si basa su una frase dell’ex presidente americano Dwight D. Eisenhower: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. Problemi improvvisi e scadenze dovrebbero avere la precedenza, ma sono meno frequenti.. Subito dopo ci sono gli obiettivi e le relazioni personali, che vengono prima dei contrattempi.

	URGENTE	NON URGENTE
IMPORTANTE	Emergenze e scadenze ■ Per esempio: un’emergenza familiare, la scadenza di un pagamento, un esame.	Traguardi e relazioni ■ Per esempio: migliorare le tue competenze, tenere uno stile di vita sano, coltivare le amicizie.
NON IMPORTANTE	Contrattempi ■ Per esempio: un collega che ti chiede un favore, un’email o una telefonata a cui devi rispondere per forza.	Passatempi ■ Per esempio: guardare la TV, navigare su Internet, fare compere, giocare.

GESTIRE LE EMAIL IN QUATTRO STEP

Ti senti bombardato di email? La psicologa del lavoro Emma Donaldson-Feilder consiglia di:

1 Cancellare. Circa metà della posta che ricevi può andare dritta dritta nel cestino.

2 Fare. Se è urgente o non richiede tanto tempo, fallo e basta.

3 Delegare. Puoi farlo fare a qualcun altro? Non esitare.

4 Rimandare. Se hai bisogno di più tempo, rimanda la questione a dopo.

IMPARA A GESTIRE IL TUO TEMPO, NON RIUSCIRAI MAI A GESTIRE NIENT’ALTRO.

PETER DRUCKER

SUCCESS
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Deborah A. Olson, Megan Kaye
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